Grundsätzlich wird zwischen einem "Jedermann-Verzeichnis" und einem "internen Verfahrensverzeichnis" unterschieden. Das "Jedermann-Verzeichnis" kann auf recht pauschale Angaben begrenzt werden, das "interne Verfahrensverzeichnis" sollte eher detaillierter sein, um als Organisationsinstrument für den Datenschutzbeauftragten zu dienen.
Ein "Verfahren" im datenschutzrechtlichen Sinne ist dabei als Bündel von Verarbeitungen zu verstehen, die über eine vorher definierte Zweckbestimmung verbunden sind. Als Beispiel hierzu sei die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Personalverwaltung genannt.
Eine Verarbeitungsübersicht sollte enthalten:
- Verantwortliche Stelle
- Bezeichnung und Zweck der Verarbeitung
- Betroffene Personengruppe
- Daten oder Datenkategorien
- Regelfristen für die Löschung
- Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
- Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit
Der Datenschutzbeauftragte sollte über folgende Punkte informiert werden:
- Zugriffsberechtigung
- Ort der Datenverarbeitung
- Systeminformation über Hard- und Software
- Stadium des Betriebs
- Neue Verarbeitung oder Veränderung
Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch gerne persönlich bei Fragen zu den o.g. Informationen zur Verfügung.
Ihr Team bei Gerald Spies - PC Systeme und Netzwerke
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